明日試したい!友好的そして生産的な会議の方法

会議と聞くと、上司やスーパーバイザーが彼らのニーズや数字の話を延々と行い、その間部下たちは何も考えず目を外に泳がせる、といった光景を想像する人が多いことでしょう。このような会議は、上司が部下に参加を促さない限り時間の無駄になり、部下はミッションの達成に対する集中力ややる気を失ってしまいます。しかし、多くの意見が飛び交い、集中した、きちんとスケジュールの組まれた会議であれば、非常に生産的なものになるのです。会議をするときに大切な3つのポイントは以下です。

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1.記憶に残るようにする

記憶に残すためにはそれぞれの会議がそれ自体で存在感があるようなものでなければありません。9時15分とか9時半とかではなく、9時17分から、といったように会議を変な時間に設定してみましょう。TINYパルス社のコミュニケーションマネージャーは、毎回会議を8時48分からに設定することで、「遅刻がほとんどなくなった」と説明しました。このような小さな変化で従業員は気を引き締め、何分か遅れてのろのろとやってくるなんていうことがなくなるでしょう。

会議の始めにアイス・ブレイカー(場をあたためること)をするのもいいですが、議題に関連したものにしましょう。従業員に自分の考えをまとめる時間を与えると、会議前に同僚とちょっと話していたことに会議の方向が向いていっても、誰も発言することを怖がらなくなるでしょう。この「内容に入るまえにつないでおく」やり方で、LivePerson社の社員がお互いのことをよく知るようになり、直面している問題に対しても臆することなく発言できるようになったといいます。

eコマース会社EtalizのCEOであるジョシュ・ネブレットは、会議の最後5~10分は会議の中で出た質問や懸念を受け付ける時間にするべきだと言っています。部下に対して「何か質問があったら私のオフィスに来るように」というより、わざとこうやって時間をとって問題に対峙することができます。会議ではたいてい、2人以上の人が同じ質問を持っている時があるので、会議の後にそれぞれ毎回回答するよりも皆の前で回答が得られることがありますので、非常に有効と言えます。

2.効果的なものにする

会議は、きちんと議題を決めて、話し合うべきトピックに絞って話をするべきです。Brivo社のCEO、スティーブ・ヴァン・ティルは「蒸し返し」用卓球ラケットシステムを開発しました。これは、すでに長い間議論がなされている件や、当日の議題から明らかに外れている件に話が及んだ際、その意思を示すことができるものです。

また、会議に遅刻した際は罰を与えるシステムを導入している企業もあります。これらの罰はそんなに厳しいものではなく、たいていの場合はユーモアのある、恥ずかしいものです。ある会社では遅れてきた人は童謡を歌いながら入ってくるというルールにしました。もちろん遅れた人にとっては、真剣に話をしている場面からそのような形で会議が妨げられるというのはかなり決まりの悪いものです。またある企業は、会議中に携帯電話が鳴って会議を中断するようなことになったら、そのスタッフに会社のチャリティに寄付をするポリシーを作りました。これらの罰は、規律を正そうと躍起になるより効果を発揮しますし、何よりスタッフのモラル意識を高く維持することができます。

3.手短にする

会議は短い方がいいに決まっていますよね?時間を友好的に使えば、どんな会議も短く終わらせることができます。参加者のスタッフたちは、時間通りに来て会議の中でも積極的に参加することが求められますが、一方会議を収集した人は、有効に会議を進めることができるだけの時間管理能力を備えていなければなりません。まず一歩目は、明確で正確な議題をまとめることです。人が集中できるのは25~30分までと言われており、それより後に何を話しても一方の耳から入り反対側から抜けてしまうので、企業の中には30分ルールを導入しているところもあります。また、会議を長引かせることに対しての罰を導入するという手もあります。こうすると、参加者も司会者も時間制限を守るようになります。

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